Informacijske tehnologije su neizbježan i nužan dio svakog uspješnog poslovanja, ali svojom sve većom kompleksnošću, mnoštvom raspoloživih tehnologija, množinom mogućih rješenja, dobavljača i različitih pristupa istovjetnim zadacima, predstavlja izazov svakoj grani poslovanja. Osobito stoga što iako ključna, IT u konačnici nije temeljna djelatnost većini poduzetnika pa je izazov primjene za njih tim veći.
Veliko iskustvo stečeno u upravljanju IT-em, razvoju IT infrastrukture, poslovnih informacijskih sustava te specijalnih sustava u međunarodnom i domaćem okruženju, od velikih svjetskih korporacija do malih i srednjih poduzeća, osigurava izniman temelj za uspješnu izgradnju pouzdanih i učinkovitih rješenja za unapređenje poslovanja.
Tehnologije: Microsoft (Windows serveri, SQL baze, AD), Linux (Apache, MySQL, Postgres, VPN, Samba, PHP, Java, HTML), ERP sustavi, AIS - Automated Identification System
Industrije: Naftni derivati, Transport, Trgovina, Distribucija
Prva Hrvatska poslovna aplikacija (Knjigovodstveni program) autorizirana od Microsofta i raspoloživa na platformi Microsoft Store.
RIVA / Microsoft Store
Sigurno imate ideju da trebate nešto poduzeti, ali možda niste sigurni kako...
Organizacija i upravljanje cjelokupnim IT-em, Upravljanje projektima, Upravljanje infrastrukturom. Definicija na Wikipediji - Interim Management.
Informacijski sustav za male poduzetnike RIVA mini ERP (www.ac-abakus.com) napravljen s poslovanjem u fokusu, da služi umjesto da bude služen.
U određenom trenutku razvoja poduzeća postane jasno kako Informacijske Tehnologije (IT) nisu samo nužno zlo nego imaju važnu ulogu u uspješnosti i stabilnosti poslovanja. Postane jasno da se radi o kompleksnoj problematici s kojom se u firmi zapravo nitko ne može dostatno nositi i počinje se nazirati rizik od nastanka velike štete ukoliko se cijela stvar ne zauzda.
Međutim IT ne treba zauzdavati, nego ga treba moći iskoristiti na najsvrsishodniji, najefikasniji i najkorisniji način. IT može i mora biti važan, a u današnje vrijeme i neizostavan, čimbenik održivog napretka bilo kojeg poduzeća. Dobro organiziran i kvalitetno upravljan IT osim što pomaže poslovanju u obavljanju obaveznih aktivnosti, pomaže poslove obavljati brže, točnije, jeftinije i sigurnije. Pomaže poslovanju obavljati aktivnosti koje bez IT-a ne bi mogle biti obavljene ili bi bile neodržive.
Organizacija IT-a u poduzeću je kompleksan zadatak sam po sebi, bez obzira postoji li već nekakva organizacija ili ne. Koliko će koštati? Koliko će trajati? Hoće li na kraju priče biti dobro i primjenjivo? Tko će to uopće napraviti?
Zapravo od svih tih pitanja je najteže i najvažnije „Tko će to napraviti?“. To nije nešto što kupiš u dućanu ili naručiš preko Interneta. Najjednostavnije, možda čak i najjeftinije bi bilo početi sa zapošljavanjem kvalitetnog IT managera. Ali takvih ljudi nema baš previše i većina ih već radi negdje za dobru plaću.
Naravno, postoji dobra alternativa, a to je „Interim manager“. Interim manager je iskusni manager koji radi na projektnom principu, odnosno dok ne ostvari određeni cilj. Za to vrijeme funkcionira kao da je zaposlenik firme, što znači da osjeća i razumije unutarnju kulturu i ustroj. Trajanje angažmana je najčešće unaprijed određeno i u tom vremenu se očekuje da će biti ostvareni unaprijed dogovoreni ciljevi. Na primjer Interim manager može potpuno organizirati i uspostaviti IT na temelju postojeće situacije te strategije i planova Uprave, postaviti procese i definirati procedure, revidirati odnose s dobavljačima i na kraju pomoći kod odabira zaposlenika koji će preuzeti i nastaviti posao. Takav angažman može trajati od nekoliko mjeseci do godine dana ovisno o zahtjevima i ciljevima Uprave.
Zamislite da želite sagraditi kuću i okupite 5 vrhunskih majstora, objasnite im detaljno što želite, dogovorite cijenu i oni krenu s radom. U idealnoj situaciji, svi su razumjeli točno što želite, neće se desiti nikakva nepredviđena situacija i u dogovoreno vrijeme, za dogovoreni novac dobiti ćete točno ono što ste željeli. Međutim to nikada nije tako. Ako ste dovoljno mudri i imate dovoljno vremena, osobno ćete nadgledati kako se stvari razvijaju i vrlo brzo ćete primijetiti nekoliko stvari. Prvo, svaki od njih je razumio vašu ideju na svoj način i drugačije zamišlja kako bi ta kuća trebala izgledati. Drugo, primijetit ćete da svaki od njih vodi brigu uglavnom samo o svom poslu i ne prilagođava se dinamici drugih. Treće, ako taj dan nije pripremio dovoljno materijala za posao koji mu treba, razvući će vrijeme umjesto da nabavi materijal koji nedostaje ili umjesto toga obavi neki drugi posao.
Ako ustrajete na takvom pristupu gdje se stvari odvijaju nekako same od sebe, na kraju će se desiti 1. Posao će trajati znatno duže nego je potrebno, 2. Sve skupa će vas koštati znatno više nego planirano 3. Rezultat će biti znatno drugačiji nego ste očekivali.
Kvalitetno vođenje projekta je ključno za uspješno ostvarenje kompleksnog zadatka i dosizanje cilja. Čak je znatno važnije dobro upravljati projektom nego imati na raspolaganju vrhunske resurse. Vrhunski resursi sami po sebi znače malo ako nisu usklađeni i uporabljeni u pravom trenutku na pravi način i u pravoj mjeri.
U posljednje vrijeme se pokušava postići da projekti što manje ovise o Project Manageru ili da se Project Managera može „proizvesti“ na brz i jeftin način pa su izmišljene metode kao što je „Scrum“ – nešto kao kad bi se onih 5 majstora našlo svako malo pa raspravljajući gdje su i što dalje efikasnije gradili kuću, ali i dalje svaki sa svojom idejom. Drugi pristup je PMI gdje je glavni fokus na dokumentaciji i izvješćivanju utrošenih resursa, ostvarenim aktivnostima, … zapravo administracija.
Oba pristupa nisu loša sama po sebi i imaju korisnu funkciju u određenom kontekstu, ali nisu Project Management u onom smislu koji bi to trebao biti.
Project Management je upravljanje resursima, predviđanje mogućih problema i uskih grla prije nego se dese, planiranje aktivnosti, kontrola troškova u svrhu maksimizacije učinkovitosti umjesto pukog zadržavanja u zadanim okvirima. Project Management se u konačnici svodi na uspješno izvršenje zadatka u zadanom vremenu i financijskom okviru. Da bi to mogao, Project Manager mora prije svega imati jasnu sliku cilja i razumjeti u potpunosti zadatak i tehnologiju „gradnje“. Mora u svakom trenutku točno znati gdje se projekt nalazi, razumjeti što se radi i stalno predviđati moguće prepreke - neposredne i dugoročne te imati jasnu ideju kako ih izbjeći ili zaobići. I za cijelo vrijeme mora biti u bliskoj komunikaciji s dvoje najvažnijih ljudi, a to su neposredni „naručitelj“ i „sponzor“ – npr. voditelj razvoja i direktor ili vlasnik.
Project Manager planira resurse i aktivnosti prije nego projekt počne s izvršenjem. Ali nekada je nešto od toga ili oboje unaprijed zadano, što je čest slučaj u IT projektima. Jednostavno, potrebno je doći do cilja s time što je na raspolaganju, npr. 5 programera osrednjih sposobnosti i od toga su trojca posvađani… Zapravo, rijetko kada projekt počinje s idealno izabranim resursima, takve uvjete imaju samo producenti Hollywood-ske A produkcije.
Upravljanje IT infrastrukturom je više ili manje kompleksno, ovisno prije svega o veličini i kompleksnosti poslovanja i ovisnosti o besprijekornom funkcioniranju sustava. Tako na primjer poduzeće s 3 računala i jednim printerom možda ne mora previše razmišljati o tome, jer što se može desiti? Pa zapravo može puno toga, što može rezultirati neplaniranim troškovima, nepotrebnom gubitku vremena sve do potpune nemogućnosti nastavka rada i gubitka svih važnih informacija neophodnih za funkcioniranje poslovanja.
Čak i maloj firmi bi koristilo smisleno i efikasno upravljati vlastitom IT infrastrukturom koliko god jednostavna bila. Korištenje infrastrukture bi bilo učinkovitije, jeftinije, a osobito važno sigurnije. Međutim upravljanje IT infrastrukturom postaje to važnije što je firma veća, a poslovanje kompleksnije. Standardizirana oprema, standardizirano konfiguriran operativni sustav i njegovo korištenje, uređene procedure za dodjelu ovlaštenja i korištenje resursa, procedure za upravljanje podacima i sigurnosnim kopijama, … Sve je to nužno za sigurno i predvidivo poslovanje, ali ne manje važno, za održiv rast.
Dobro posložene politike, definirane procedure i organizirani procesi čine upravljanje IT infrastrukturom jednostavnim, a korištenje sigurno i predvidivo.
Unatoč neizmjernoj količini raspoloživih programskih rješenja od kojih su brojna besplatna, ponekad postoji potreba da se kreira novo koje će rješavati neki specifični problem ili će ga rješavati na specifičan način. Pri tome je jedan od najvećih izazova kako odabrati najprimjereniju tehnologiju koja će zadovoljiti potrebe na optimalan način.
Odabir tehnologije je ključan ne samo za učinkovitost programskog rješenja, nego o tome ovisi raspoloživost razvojnih resursa, prilagodljivost potencijalno novim potrebama i tehnologijama te sigurnost eksploatacije. Na primjer, WordPress je besplatna javno dostupna platforma koja omogućava brz razvoj i implementaciju, jer postoji velika količina raspoloživih resursa – programera implementatora i gotovih plug-inova. Međutim, zbog toga je ta tehnologija izuzetno izložena raznovrsnim zloporabama i malicioznima napadima.
Sam razvojni proces je najosjetljivija faza implementacije nekog programskog rješenja i izložen je brojnim izazovima. Proces treba promatrati kao niz složenih aktivnosti koje su međusobno povezane i međuovisne te ih je potrebno konstantno koordinirati kako bi krajnji rezultat bio u skladu s očekivanjima.
Analiza, projektiranje/dizajn, programiranje, testiranje, implementacija. Razvojni inženjer, njegova kvaliteta, znanje i iskustvo, važan je i neizostavan resurs, međutim sam po sebi nedovoljan. Vrlo rijetko razvojni inženjer posjeduje i ostale vještine neophodne za uspješnu implementaciju. Najčešći uzrok problematične implementacije je u samom početku projekta, jer Analiza nije proizvela kvalitetan input za kasnije faze. Analiza (Business Analysis) mora nedvosmisleno odgonetnuti stvarne potrebe i razumjeti što se očekuje u konačnici. Nije smisao analize da sastavi popis želja naručitelja. Dapače to može biti kontraproduktivno, jer naručitelj najčešće nema dovoljnu ekspertizu kako bi „osmislio“ za sebe najbolje rješenje, često ne zna što je sve moguće i može li se nešto napraviti bolje nego što je zamislio.
Dakle, ključno je ispravno „uhvatiti“ smisao i u skladu s time ponuditi optimalno oblikovanu funkcionalnost s kojom će naručitelj biti suglasan i u konačnici zadovoljan. Na temelju kvalitetne analize i odabira tehnologije potrebno je projektirati funkcionalnost, način korištenja – korisničko sučelje, interakciju s okolinom i eventualno drugim sustavima te cjelokupni okvir unutar kojeg će programeri sagraditi samu aplikaciju. O kvaliteti programera ovisi kvaliteta izvedbe i stabilnost programskog rješenja tako da koliko god dobro napravljena analiza i projekt kvalitetno postavljen, neiskusan i loš programer će proizvesti loš program. Testiranje može otkriti većinu nedostataka od kojih je većinu moguće relativno jednostavno otkloniti, međutim nekad su potrebni veći i dugotrajniji zahvati. Kako bilo, testiranje oduzima vrijeme i što manje grešaka u programiranju, jeftiniji proces.
Nije moguće otkriti sve greške u fazi testiranja nego se neke otkriju kasnije u samoj fazi implementacije – probni rad, obuka korisnika, puštanje u pogon. Ali, što su ranije faze odrađene kvalitetnije to je i faza implementacije uspješnija i glađa.
Treba razdvojiti dvije stvari, ili si poduzetnik ili si knjigovođa.
Program za Poduzetnika treba biti takav da učinkovito i jednostavno pokriva svakodnevne poslovne procese. Za razliku od toga, program za knjigovođu treba omogućiti knjiženja po kontima, i izradu obveznih izvještaja. Za firmu sa manje od 30+ djelatnika, pametnije je (i jeftinije) imati vanjsko knjigovodstvo koje razbacuje cifre po kontima i kreira izvještaje, prati regulativu i na sebe preuzima dio odgovornosti. Sve ostalo bi trebalo biti u domeni poduzetnika.
Kontrola i plaćanje ulaznih troškova, izdavanje računa i naplata, otprema robe i upravljanje skladištem, blagajna, putni računi, transakcijski računi i sl.
Poduzetnik te poslove mora imati pod vlastitim krovom, bilo da je "one-man-team" ili da te poslove može delegirati svojim djelatnicima. Kako bilo, ono što je važno je da se ti poslovi mogu obavljati jednostavno, nedvosmisleno, kontrolirano, brzo i bez potrebe za stalnom podrškom izvana.
Program koji to omogućava je RIVA mini ERP (www.ac-abakus.com). Na raspolaganju su detaljne upute koje se mogu skinuti direktno i koje daju prilično dobar uvid u mogućnosti i način rada sustava. Osim toga, postoji i DEMO verzija koju je moguće skinuti bez ikakve registracije pa se može isprobati kako stvar zaista funkcionira.
Registrirani korisnici imaju pravo na svaku novu verziju (besplatno), a može se koristiti po principu pretplate (godišnje) ili nabavkom trajne licence.
Ako imate pitanja vezano uz naše poslovanje ili želite informativnu ponudu za neki od naših proizvoda i usluga, obratite nam se i pošaljite upit.